Eesmärk ilma plaanita on unistus!

Kvartali põhise planeerimise eesmärk on tagada tegevusplaani aktuaalsus (vastavus turu ja organisatsiooni hetke olekule) ning organisatsiooni fokuseerimine ühisele eesmärgile.

Nagu eesmärgist tuleneb on käesoleval juhtimisvahendil kaks olulist osa:

  • kvartali eesmärkide ning võtmetulemiste seadmine ning nende joondamine üle organisatsiooni;
  • läbi järjepideva ja süsteeme progressi ülevaatuse, pidev tegevuste korrigeerimine, et saavutada tulem kõige, kiiremal, optimaalsemal ning kvaliteetsemal viisil.

Põhimõtted

  1. KVARTALIKS SEATAKSE KOGU ETTEVÕTTELE VAID VAID ÜKS EESMÄRK NING SÕNASTATAKSE VÕTMEMÕÕDIKUD, MILLE KAUDU SAAB HINNATA KAS EESMÄRK ON TÄITUNUD VÕI MITTE
  2. IGA ÜKSUS TULENEVALT ETTEVÕTTE EESMÄRGIST JA VÕTMEMÕÕDIKUTEST SÕNASTAB OMA EESMÄRGI NING VÕTMEMÕÕDIKUD (ÜKSUSE EESMÄRK ON ÜHE VÕI ENAMA ETTEVÕTTE VÕTMEMÕÕDIKU REALISEERIMINE).
  3. IGALE VÕTMEMÕÕDIKULE SEATAKSE CONFIDENT LEVEL, MIS SEATAKSE TASEMELE, MIS ON MEESKONNA POOLT TÕSISELT PINGUTADES SAAVUTATAV
  4. VÕTMEMÕÕDIKUTE TÄITUMISE TÕENÄOSUST HINNATAKSE IGANÄDALASELT

 

Eesmärk

Eesmärk on üks kõige olulisem saavutus (muutus), mida soovib meeskond saavutada järgmise 90 päeva jooksul. Selle sõnastamisel järgi järgmiseid põhimõtteid:

  • peab sisaldama kvalitatiivset muudatust ning olema inspireeriv;
  • olema ajas määratletud ehk teostatav planeeritaval perioodil – vastus peab olema, mis saab tehtud;
  • peab  olema teostatav 80% ulatuses meeskonna poolt.

Võtmetulemus

Eesmärgile seatakse 2 – 4 võtmetulemust, mille täitumine tõendab, et meeskond on oma eesmärgi saavutanud. Võtmetulemuse sõnastamiseks  leia eesmärgist kõik inspireerivad väljendid ning esita endale küsimus: Kuidas me saame olla kindlad, et me oma eesmärgis saavutasime.

Võtmetulemus on number. Kui võtmetulemus ei  ole number, siis ei ole tegemist võtmetulemusega.

Võtmenäitaja võib olla mis tahes mõõdik, kuid kindla peale lähed, kui läbi nende saab mõõta järgmiseid arenguelemente:

  • kasv
  • pühendumus / lojaalsus
  • käive
  • tulemuslikkus
  • kvaliteet

Sõnastad võtmetulemus korrektselt – näiteks:

  • kasvatada käive XX EUR-lt YY EUR-le
  • tõsta tarnekindlus YY %-lt XX%-le

Võtmetulemuste tasemed

Võtmenäitaja saavutamine peab olema tõeliselt pingutamist nõudev aga selle saavutamine ei tohiks olla võimatu. Adekvaatne on võtmetulemus, mille täitumise tõenäosuse suhtes on meeskonnal nn 50:50 tunne. See loob meeskonnas keskkonnas võitlusvaimu, tõestada et saadakse hakkama.

Võtmetulemuse saavutamise tõenäosus

Igale võtmetulemuse täitumise hindamiseks kirjuta igavõtmetulemuse taha 5/10, mis tähendab, et meeskond on 50% tõenäosusega usub, et eesmärk täitub kvartali lõpuks. Palu meeskonnal iga nädalasel koosolekul hinnata, kas viimase nädala tegevuste tulemusena tõenäosus kasvad või kahanes, ning muuda mõõdikut vastavas suunas. Kui kahanes 1 punkti võrra, siis 4/10, kui tõusis siis 6/10. Oluline on arutada, miks langes või tõusis ningkleppida kokku nädala tegevustes, mis aitaksid seda tõenäosusest tõsta.

Võtmetulemuste kaskaad

Organisatsiooni joondamiseks iga üksus tuletab oma võtmenäitajad ettevõtte võtmenäitajatest, kas ühest või võtmenäitajate komplektist.

Kvartali eesmärkide seadmine

Ettevalmistus

  • planeeri 4,5 tunnine töötuba, milles osaleksid ettevõtme võtmetegijad
  • maksimaalne osalejate arv 10
  • palu, et töötoas ajal inimesed ei kasutaks oma arvuteid ja telefone, et nad 100% fokuseeriksid end protsessile. Tegemist on eesmärkide seadmisega millega te elate järgmised 90 päeva
  • paar päeva enne töötuba palu kõikidel ettevõtte töötajatel vastata, mis on see üks oluline asi, mille saavutamisele  ettevõtte peaks eriliselt fokuseerima järgneva 90 päeva jooksul. Anna vastamiseks 24 tundi, mitte rohkem. Saadud vastused süstematiseeri teemade kaupa ning parimad ning enim esinevad kirjuta ülesse ning võta kaasa töötuppa.
  • Missioon – enne eesmärkide seadmist, kontrolli kas kõik osalejad teavad, miks ettevõtte eksisteerib. Kuidas see ettevõtmine muudab maailma. Missioon aitab sind hoida rööbastel, paigas suuna. Eesmärgid on selleks, et paigas hoida fookus ning jõuda vahetulemusteni, mis aitavad organisatsioonil liikuda missiooni täitumuse suunas.

Eesmärgistamise töötuba

  • jaga 4,5 tunnine aeg kaheks 2 tunniseks blokiks, mille vahele jääks 0,5 tunnine puhkepaus
  • sinu eesmärk on saada hakkama ilma teise blokita, seega hoia fookust
  • iga osalejal palu panna kirja, mis on tema arvates 1-2 kõige tähtsamat eesmärki, mille peaks organisatsioon saavutama järgmise 90 päeva jooksul. Palu, et nad kirjutaksid need Post-it’tele ning palu need kleepida seinale.

Alusta läbirääkimisi ning selle tulemusel  peaks meeskond suutma kokkuleppida, mis on neist 2 – 3 kõige olulisemat.

  • ühilda sisult korduvad
  • hoia et fookuses oleks praktilistel olulistel asjadel

….

vajadusel siin tee paus

  • igale lauale jäänud eesmärgi kohta vii läbi ajurünnak, läbi milliste võtmetulemuste oleks kõige otstarbekam tulemust mõõta. Palu osalejatel oma ideed kirjutada Post-It’e ning panna seinale. Kvantiteet on siin kvaliteet, anna inimestele 10 minutit.
  • järgnevalt grupeeri võtmetulemused nende sisu põhiselt ning reasta need selle alusel, mis said rohkem hääli
  • juhul kui öeldi välja üks mõõdik, kuid selle mõõtmisperiood on erinev siis pane need üks teise taha
  • juhul kui n tegemist ühe mõõdikuga, siis pane need üksteise peale ja iga lipik annab sellele 1 hääle
  • kui võtmetulemused olete välja valinud, siis sõnastage need korrektselt, näiteks
    • käive x EUR
    • uute võtmeklientide arv
    • …..
  • kui võtmetulemused on sõnastatud, siis määratlege neile väärtused, et nende saavutamine nõuaks tõelist pingutust ja nende täitumise tõenäosus ei oleks suurem kui 50%.
  • lõpetuseks võta 5 minutit ning küsi meeskonnalt kinnitust, kas:
    • seatud eesmärgid on need mida nad saavutada soovivad ning mis neid inspireerivad?
    • kas seatud võtmetulemustel on on olemuslik mõju eesmärgi täitumisele?
    • kas võtmetulemuste saavutamine on tõsine väljakutse?
    • kas nad on valmis eesmärgi ja võtmetulemuse saavutamisele pühenduma järgmiseks 90 päevaks
  • esita neid küsimusi seni, kuni tunned, et meeskond on neile häälestunud
  • nüüd oled loonud esmase eelduse et meeskond on valmis neid ellu viima.

Rütm – Nädala rutiinid

Oluline on, elluviimisel olla süsteemne ja järjekindel. Nädala tegevused on:

  • Nädala planeerimiskoosolek – kus meeskond planeerib nädala, vaata  all olevat alamjaotus nädala koosolek
  • Daily StandUp –  igapäevane 5-7 minutine koosolek, kus iga meeskonna liige annab ülevaate oma päeva tegemistest ning takitstustest, mis ei võimalda tal saavutamast päeva tulemus
  • Nädala tähistamine – ära unista nädalale ilusasti punkti panemast – vaata alamjaotus Reede on Võitjatele
  • Staatus raport – harjuta inimesi, et nad ise annaksid endale tagasiside mõõdunud nädalale ning planeeriksid uue nädala. Hea tava on see, et kõik meeskonna liikmed teevad selle kokkuvõtte enne esmaspäevast meeskonna planeerimiskoosolekut, et teised meeskonna liikmed oleksid sinu tegemistega kursis.

Nädala planeerimiskoosolek

Kasuta nädala planeerimiskoosolekuks allolevat tabelit. Nädala koosoleku teemad vastavauses allolevale matriksile:

  • Nädala prioriteedid –  mis on olulisemad asjad, mis peavad saama meeskonna poolt tehtud uuel nädala (pane need kirja lahtrisse Nädala prioriteedid);
  • Olulised sündmused – mis on asjad millest peavad olema oma tegevuste planeerimisel kursis kõik meeskonna liikmed 3-4 nädala perspektiivis
  • võtmetulemuste staatused – palu meeskonna liikmetel hinnata, kas võtmetulemuse täitumise tõenäosus viimase nädala jooksul tõusis või langes ning mis on plaanis, teha, et võtmetulemuse tase 1 punkti võrra tõuseks
  • Organisatsiooni tervis:
    • Õnneindeks – küsi kõikidelt meeskonna liikmetelt, kui õnnelikena nad esmaspäeviti tööle tulevad – hinda 10 palli süsteemis ning arvuta välja keskmine
      • 1- 6 oled punases
      • 7 – 8 oled kollases
      • 9 – 10 sul on asjad hästi
    • kes madalama hinde andsid, uuri mida on vaja teha, et nende õnneindeks tõuseks
      • põhiliselt siin on asjad, mis takistavad inimesi saavutamast tulemusi, pane nneed kirja ja vaata kuidas saad need lahendada.
    • pange kirja üks tegevus nädalaks, mis aitab olukorda muuta paremaks
    • Klientide rahulolu – sea sisse iganädalane klinedirahulolo või küsitlus süsteem, mis annab operatiivset tagasisidet
      • otsustage konkreetsed tegevused, mis on vaja teha olukorra parendamiseks.
  • Koosoleku kokkuvõte
    • loe ette mis otsustasite (mis saab tehtud, mis ajaks, kes)
    • palu meeskonnal hinnata 10 palli süsteemis, kui kasulik koosolek neile oli. Madalama hinde andnutes
Nädala prioriteedid: Eesmärk: …………..
  • P1: Asi mis peab saama tehtud nädala jooksul
  • P1: Asi mis peab saama tehtud nädala jooksul
  • P1: Asi mis peab saama tehtud nädala jooksul
  • P2: Asi millega on oluline tegelda nädala jooksul
  • P2: Asi millega on oluline tegelda nädala jooksul
  • CR 1: Käibe 100 000 EUR – 5/10
  • CR2: Tarnekvaliteet 98,5% – 5/10
Olulised sündmused 3 – 4 nädala perspektiivis: Organisatsiooni tervis
  • ……..
  • ………
  • ………
Töötajate rahulolu:

Klientide rahulolu:

Staatusraport

Nädala staatus raport v112018

Reede on võitjatele

Inimene vajab kiitust ja tunnustust. Iga inimese jaoks on oluline, et ta saaks oma võitudest rääkida ning teistelt tunnustuse. igaks reedeks lepi kokku aeg 15 – 20 minutit, kus iga inimene saaks rääkida, mis ta nädala jooksul saavutas. See infovahetus tugevab meeskonda.

Nii nagu Eesti talus talgulisi tänati hea töö eest, ära unusta siin pakumast inimeste väikest pruukosti.

Ole valmis ebaõnnestumiseks …. suurelt

Oled liikumas uude kultuuri, kus inimesed olid harjunud, et eesmärgid antakse ette ning tihti ka ülesanded tulevad juhtidelt. Nüüd aga oled pööranud asjad 180 kraadi ümber:

  • eesmärgid peab inimene endale ise seadma, tulenevalt ettevõtte eesmärkidest – ta peab ise endale selgeks tegema ja teistele meeskonna liikmetele tõestama, kuidas ta saab olla kasulik ettevõttele.
  • tulenevalt eesmärkidest iganädalaselt tuleb ise seada endale ülesanded ning need ka ära teha. Tõestada oma meeskonnale, et sa teed vajalike asju, et sinust on kasu meeskonnale ja sind võib usaldada.
  • juhi ülesandeks ei ole mitte käskida või kontrollida, vaid toetada ja aidata sind. Luua tingimused, et sina oma ülesannete saaksid suurepäraselt hakkama.

Esimese hooga inimesed ei saa sellest aru ning neil tekib segadus. Siin tuleb neid toetada, julgustada.

Miks ebaõnnestutakse

  • ME EI OLE PRIORITISEERINUD OMA EESMÄRKE
    • KUI KÕIK ON TÄHTIS, SIIS MISKI EI OLE TÄHTIS
  • ME EI OLE INIMESTELE SELGELT KOMMUNIKEERINUD, MIS ON MEIE EESMÄRGID
    • KUI SA OLED VÄSINUD NEID KORDAMAST, ALLES SIIS INIMESED LÕPUKS KUULEVAD NEID” – JEFF WEINER, CEO OF LINKEDIN
  • MEIL PUUDUB PLAAN/PROTSESSID NENDE ELLU VIIMISEKS
    • AJADE ELLUVIIMISEKS PELGALT TAHTEJÕUST JÄÄB VÄHEKS.
  • MEIL PUUDUB AEG OLULISTE ASJADE ÄRA TEGEMISEKS
    • WHAT IS IMPORTANT IS SELDOM URGENT, AND WHAT IS URGENT IS SELDOM IMPORTANT – DWIGHT EISENHOWER
  • ME ANNAME ALLA ASJADE ELLUVIIMISEL
    • ÕNNELIKUD PERED ON KÕIK ÜHETAOLISED, IGA ÕNNETU PERE ON ÕNNETU OMAMOODI – LEV TOSTOI